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| Les associations évoluent : |
 | le nombre croissant de leurs adhérents les amènent à se professionnaliser. |
| la présentation des résultats s'améliore. |
| les échanges et les décisions reposent sur une meilleure connaissance des adhérents. |
| la communication avec une base élargie de prospects soutient cette évolution. |
| Autant de raisons pour mettre en place l'outil informatique qui : |
| permet de gérer plus d'adhérents. |
| permet de saisir facilement les documents comptables. |
| permet de produire rapidement les étiquettes et les états. |
| permet aussi de gérer les prospects, prescripteurs et donateurs.
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| Les fédérations présentent des organisations différentes : |
| elles gèrent directement les adhérents de leurs associations de manière centralisée, |
| ou bien la gestion des adhérents est décentralisée dans les associations affiliées, |
| ou encore, certains éléments sont décentralisés (les cotisations), alors que d'autres sont centralisés (les abonnements par exemple). |
Il est donc important de mettre en place l'outil informatique souple et puissant qui doit s'adapter aux différentes situations, sans enfermer la fédération dans une organisation : c'est l'organisation qui doit commander l'outil. La réflexion stratégique de la fédération doit pouvoir s'appuyer sur des données statistiques fiables. La présentation des données doivent être souples et immédiates de manière à soutenir cette réflexion. |
Ceux-ci doivent donc pouvoir travailler en réseau, chacun avec son propre point de vue. Enfin, le nombre plus important de collaborateurs implique une répartition des responsabilités, et des droits d'accès aux données et aux états. Le logiciel doit également permettre l'utilisation des données dans les outils bureautiques classiques, de manière à s'intégrer rapidement dans les habitudes de travail.
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| Les clubs sont centrés sur une seule activité ou sur de multiples activités. Ils gèrent souvent de nombreuses manifestations pour lesquelles il faut produire des listes, établir des suivis, lancer des rappels. Et bien entendu, gérer les cartes, les listes et les convocations, y compris celle des assemblées générales. |
Lorsque l'installation le permet, il est souhaitable d'envoyer facilement les courriers électroniques et de gérer les réponses. L'déal est de disposer d'un véritable historique de la relation établie avec chaque adhérent. Mieux connaître ses adhérents, c'est pouvoir donner une réponse adaptée à chacun et mieux organiser l'ensemble. |
Les données doivent pouvoir être structurées selon différentes présentations : par section ou par commune, ou par tout autre critère paramétrable. Un adhérent doit pouvoir appartenir à plusieurs sections. La cotisation peut être formée de plusieurs lignes en fonction des activités. Pour une meilleure fiabilité de la saisie , le logiciel doit permettre le calcul automatique de la cotisation. |
